PRIVACY POLICY DI PROMO SISTEMI S.R.L.

Informazioni sul trattamento dei dati personali per gli utenti che consultano il sito web www.promosistemi.com ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento dell’Unione Europea 2016/679, conosciuto anche come General Data Protection Regulation (GDPR).

Perché forniamo queste informazioni
In base a quanto previsto dal citato Regolamento dell’Unione Europea 2016/679 (GDPR), questa pagina descrive le modalità di trattamento dei dati personali degli utenti che consultano il sito internet www.promosistemi.com e, più in generale, le modalità di trattamento di PROMO SISTEMI S.r.l.
Le informazioni riportate nella presente pagina non riguardano altri siti web, pagine o servizi on line raggiungibili tramite link ipertestuali eventualmente pubblicati nel presente sito on line ma riferiti a soggetti e risorse esterne al dominio della società titolare del trattamento dei dati PROMO SISTEMI S.r.l.
PROMO SISTEMI S.r.l., in qualità di titolare del trattamento dei dati personali, riconosce l’importanza della protezione dei dati personali e desidera tutelarli al meglio nello svolgimento della propria attività. Proprio per tali motivi la predetta società invita a leggere con attenzione la presente privacy policy prima di comunicare qualsiasi dato personale, poiché questo documento contiene informazioni importanti sulla tutela dei dati personali e sulle misure di sicurezza adottate per garantirne la riservatezza nel pieno rispetto della normativa applicabile.

Modalità generali di trattamento dei dati personali
PROMO SISTEMI S.r.l. inoltre informa che il trattamento dei dati personali sarà improntato ai principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità e della conservazione, adeguatezza, pertinenza, minimizzazione dei dati, esattezza, integrità, sicurezza e riservatezza dei dati personali.
Il trattamento dei dati personali avviene con modalità digitali e mediate documentazione cartacea.

Titolare del trattamento e responsabile della protezione dei dati
Titolare del trattamento è la società PROMO SISTEMI S.r.l. (di seguito, anche la “società titolare”), in persona del legale rappresentante pro-tempore, con sede in Budrio (Bologna) alla via Zenzalino Sud n. 2, P.IVA 02031731207. Dati di contatto della società titolare: tel. 051.6051194; tel. 051.3178601; e-mail: promo@promosistemi.com.
La società titolare del trattamento non ha nominato un Responsabile per la protezione dei dati così come non ha nominato un proprio rappresentante nell’Unione Europea.

Finalità e basi giuridiche del trattamento dei dati personali
a) La società titolare tratta i dati personali dei suoi clienti persone fisiche o dei suoi collaboratori esterni persone fisiche allo scopo di gestire internamente la relativa pratica, di fornire i servizi di Promo Sistemi S.r.l. e di comunicare con il cliente o con il collaboratore in relazione a questi servizi. In questo caso, la società titolare tratta lecitamente i dati perché questo trattamento è necessario all’esecuzione del contratto esistente tra il cliente persona fisica e la società titolare.
b) La società titolare può trattare i dati personali dei suoi clienti o collaboratori persone fisiche anche per rispettare disposizioni di legge o regolamenti (per esempio per obblighi contabili o di fatturazione) nazionali o provenienti dall’Unione Europea, oppure per eseguire un ordine di un’Autorità giudiziaria o di un organismo di vigilanza ai quali è soggetta. In questo caso, la società titolare tratta lecitamente questi dati personali per adempiere un obbligo legale alla quale la stessa è soggetta.
c) La società titolare tratta i dati dei clienti persone fisiche anche per effettuare attività promozionali in proprio favore quali, per esempio, invio via mail di materiale informativo. In questo caso, la società titolare tratta lecitamente questi dati sulla base del consenso del cliente.
d) Con riferimento alle imprese, la società titolare può trattare la ragione sociale dell’impresa stessa, qualora questa contenga il nome o parte del nome di una persona fisica, nonché l’ubicazione della sede e il settore produttivo o di servizi della azienda, per scopi promozionali (pubblicazione sul sito web della titolare, stampa di brochure, contatti commerciali, dimostrazione dell’attività svolta in favore della cliente). In questo caso la società titolare tratta lecitamente questi dati sulla base del consenso del legale rappresentante dell’impresa.
e) Con riferimento alle persone fisiche che collaborano con aziende clienti o fornitrici di PROMO SISTEMI S.r.l., quest’ultima società titolare tratta i relativi dati personali per rendere possibili le comunicazioni necessarie ad un corretto ed ordinato adempimento del contratto tra PROMO SISTEMI S.r.l. e l’azienda cliente o fornitrice di PROMO SISTEMI S.r.l. In questo caso, quest’ultima società titolare tratta lecitamente i suoi dati sulla base del suo consenso.
f) Ancora con riferimento alle persone fisiche che collaborano con aziende clienti o fornitrici della società titolare PROMO SISTEMI S.r.l., quest’ultima società titolare può trattare i relativi dati anche per rispettare disposizioni di legge o regolamenti (nazionali o provenienti dall’Unione Europea) oppure eseguire un ordine di Autorità giudiziarie o di organismi di vigilanza ai quali è soggetta. In questo caso, la società titolare tratta lecitamente questi dati personali per adempiere un obbligo legale alla quale la stessa è soggetta.
g) Infine, sempre con riferimento alle persone fisiche che collaborano con aziende clienti o fornitrici della società titolare PROMO SISTEMI S.r.l., la predetta società titolare tratta i relativi dati personali anche per effettuare attività promozionali in proprio favore quali, per esempio, invio via mail di materiale informativo. Anche in questo caso la società titolare tratta lecitamente i relativi dati sulla base del consenso dell’interessato.
h) Per quanto riguarda la scheda di contatto presente sul sito on line www.promosistemi.com, i relativi dati personali possono essere utilizzati per contattare il soggetto interessato per proporre un colloquio, in questo caso la società titolare tratti lecitamente i dati sulla base del consenso dell’interessato. In altri casi, i dati personali raccolti mediante il predetto sito on line vengono trattati secondo le finalità e le basi giuridiche di cui alle precedenti lett. e) ed f).

Responsabili esterni e Destinatari
I dati personali potranno essere comunicati a soggetti esterni a PROMOS SISTEMI S.r.l. che, in qualità di responsabili del trattamento della società titolare, svolgono per nostro conto incarichi di tenuta della contabilità, redazione di bilanci, redazione di buste paga, gestione dei sistemi informativi quali commercialista, consulente del lavoro, Amministratore di Sistema, istituti bancari per la gestione di incassi e pagamenti derivanti dall’esecuzione del contratto. I Suoi dati potranno inoltre essere comunicati a soggetti terzi destinatari dei dati, quali professionisti che collaborano con la società titolare come, per esempio, avvocati, nonché ad enti, consorzi o associazioni aventi finalità di tutela del credito.

Trasferimento dei dati presso un paese terzo od organizzazione internazionale
La società titolare del trattamento non effettua direttamente trasferimenti di dati personali verso Paesi terzi od organizzazioni internazionali. Nonostante ciò, la società titolare utilizza il servizio di conservazione dei dati Dropbox e il servizio Mailchimp e questo potrebbe comportare un trasferimento dei Suoi dati personali al di fuori dell’Unione Europea. Secondo quanto dichiarato dalle due predette società (cfr. https://www.dropbox.com/privacy e https://www.mailchimp.com/legal/data-processing-addendum/) e allo scopo di effettuare tale trasferimento in sicurezza, Mailchimp (par. 6.3 e 6.4 del DPA Mailchimp) e Dropbox Inc. si affidano ad una serie di meccanismi legali, inclusi i contratti con i propri clienti e affiliati, clausole contrattuali Standard e decisioni di adeguatezza della Commissione europea in merito a determinati Paesi, a seconda dei casi. Tali dati sono disponibili contattando la società titolare, di cui si ricordano i dati di contatto: tel. 051.6051194; tel. 051 / 3178601; e-mail: promo@promosistemi.com.

Conservazione dei dati
I Suoi dati personali saranno conservati per il tempo necessario al pieno raggiungimento delle finalità sopra indicate. È fatto salvo, in ogni caso, il periodo di tempo in cui il titolare sia soggetto a obblighi di conservazione, altre finalità previste dalle normative vigenti o il periodo relativo alla tutela legale dei propri interessi in base all’art. 2946 cod. civ. (dieci anni) e 2947 cod. civ. (cinque anni).

Diritti dell’interessato
Tra i diritti a Lei riconosciuti dalla GDPR rientrano i seguenti:
– diritto di chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai Suoi dati personali; diritto di rettifica dei dati inesatti o di integrazione di quelli incompleti; diritto di cancellazione dei dati personali che La riguardano (al verificarsi di una delle condizioni indicate nell’art. 17, paragrafo 1 del GDPR e nel rispetto delle eccezioni previste nel paragrafo 3 dello stesso articolo); la limitazione del trattamento dei Suoi dati personali (al ricorrere di una delle ipotesi indicate nell’art. 18, paragrafo 1 del GDPR);
– diritto di richiedere ed ottenere dal titolare del trattamento, nelle ipotesi in cui la base giuridica del trattamento sia il contratto o il consenso, e lo stesso sia effettuato con mezzi automatizzati, i Suoi dati personali in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico, anche al fine di comunicare tali dati ad un altro titolare del trattamento (c.d. diritto alla portabilità dei dati personali);
– diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei Suoi dati personali al ricorrere di situazioni particolari che La riguardano (art. 21 GDPR);
– diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, limitatamente alle ipotesi in cui il trattamento sia basato sul Suo consenso per una o più specifiche finalità e riguardi dati personali comuni (ad esempio data e luogo di nascita o luogo di residenza), oppure particolari categorie di dati (ad esempio dati che rivelano il Suo stato di salute). Il trattamento basato sul consenso ed effettuato antecedentemente alla revoca dello stesso conserva, comunque, la sua liceità; per esercitare il suo libero diritto di revoca si prega di contattare la società titolare del trattamento: tel. 051.6051194; tel. 051 / 3178601; e-mail: promo@promosistemi.com.
– diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo (in Italia: Autorità Garante per la protezione dei dati personali).

Conseguenze della mancata comunicazione dei dati personali
– Con riguardo ai dati personali relativi alla finalità di gestione della pratica, di fornitura dei servizi e di comunicazione (lett. a del paragrafo dedicato alle finalità e basi giuridiche del trattamento) nonché alla finalità relativa al rispetto di leggi e regolamenti o per l’esecuzione di ordini di Autorità giudiziarie o organismi di vigilanza (lett. b del paragrafo dedicato alle finalità e basi giuridiche del trattamento), si porta a conoscenza che la comunicazione di tali dati costituisce requisiti necessario per la conclusione del contratto tra Lei e la società titolare, che Lei non ha un obbligo legale di fornire tali dati ma che la mancata comunicazione di questi dati impedirebbe il corretto ed ordinato adempimento del contratto tra Lei e la società titolare.
– Con riguardo ai dati personali relativi alla finalità di effettuare attività promozionali in proprio favore, quali, per esempio, invio via mail di materiale informativo (lett. c del paragrafo dedicato alle finalità e basi giuridiche del trattamento) nonché, per le imprese, alle finalità promozionali relative alla pubblicazione della ragione sociale delle imprese, della relativa sede e tipologia di attività sul sito web della titolare, stampa di brochure, contatti commerciali), lett. d del paragrafo dedicato alle finalità e basi giuridiche del trattamento, si porta a conoscenza che la comunicazione dei Suoi dati personali per questa finalità non è un obbligo legale o contrattuale e che Lei, pertanto, non ha alcun obbligo di fornire i Suoi dati per le finalità promozionali della società titolare da ultimo indicate e che, quindi, la società titolare adempirà alle proprie obbligazioni contrattuali anche in caso di suo mancato consenso all’uso dei Suoi dati per le predette finalità promozionali.
– Con riguardo ai dati personali del collaboratore o dipendente di un’impresa cliente o fornitrice della società titolare, in relazione alla finalità di rendere possibili le comunicazioni necessarie tra la titolare del trattamento e la predetta impresa (lettera “e”, paragrafo “Finalità e basi giuridiche del trattamento dei dati”), si porta a conoscenza che la comunicazione di tali dati non è un obbligo legale o del contratto tra la titolare e l’impresa per la quale il dipendente/collaboratore lavora, che quest’ultimo non ha l’obbligo di fornire tali dati ma che la mancata comunicazione di questi dati potrebbe impedire un corretto ed ordinato adempimento del contratto sussistente tra la società titolare e l’impresa cliente o fornitrice della titolare.
– Con riguardo ai dati personali del collaboratore o dipendente di un’impresa cliente o fornitrice della società titolare, in relazione alla finalità di rispettare disposizioni di legge o regolamenti oppure eseguire un ordine di Autorità giudiziarie o di organismi di vigilanza ai quali la società titolare è soggetta (lettera “f”, paragrafo “Finalità e basi giuridiche del trattamento dei dati”), si porta a conoscenza che la comunicazione di tali dati non è al momento un obbligo legale o contrattuale ma la mancata comunicazione di tali dati potrebbe impedire in futuro alla società titolare di adempiere un obbligo legale cui potrebbe essere soggetta.
– Con riguardo ai dati personali del collaboratore o dipendente di un’impresa cliente o fornitrice della società titolare, in relazione alla finalità promozionale della società titolare Promo Sistemi S.r.l. (lettera “g”, paragrafo “Finalità e basi giuridiche del trattamento dei dati”), si porta a conoscenza che la comunicazione dei suoi dati personali per questa finalità non è un obbligo legale o contrattuale e che lei, pertanto, non ha alcun obbligo di fornire i suoi dati per le finalità promozionali della società titolare e che, quindi, la società titolare adempirà alle proprie obbligazioni contrattuali anche in caso di suo mancato consenso all’uso dei suoi dati per finalità promozionali.
– Con riguardo ai dati personali raccolti attraverso la scheda contatti del sito on line della società titolare PROMO SISTEMI S.p.a. (lettera “h”, paragrafo “Finalità e basi giuridiche del trattamento dei dati”), si porta a conoscenza che la comunicazione di tali dati personali non è un obbligo legale o contrattuale e che, pertanto, non sussiste alcun obbligo di comunicazione ma che la mancata comunicazione di tali dati renderebbe impossibile per la società titolare PROMO SISTEMI S.r.l. poter ricontattare l’interessato.

Processo decisionale automatizzato e profilazione
I Suoi dati personali non sono soggetti a processo decisionale automatizzato, ivi compresa la profilazione da parte della titolare del trattamento.